Bestyrelsesreferater

2024

• 3. juli
• 5. juni
• 8. maj
• 31. marts 
• 6. marts
• 7. februar
• 25. januar
• 7. januar

3. juli 2024

Deltagere: Marianne, Erik, Reino, Robert, Tenna, Daniel

Afbud: Ewa

Referent: Daniel

 Dagsorden - Møde den 3. juli 2024

1. 18:15 - 18:20 Godkendelse af referatet
   1. Godkendt
      
      
2. 18:20 - 18:25 Godkendelse af dagsorden
   1. Godkendt
      
      
3. 18:25 - 19:00 Containerplads
   1. Brug af FAU søndag
      1. Bestyrelsen vil gerne have Fau til at stille med et par folk (6) søndag den 7/7-24. Vi skal have ryddet hele købmandsgården (jordhulen) og flyttes ind på lageret i købmanden. Sporplader skal ned på børnepinden
         
         
         
   2. 19:00 - 19:10 Kulturhuset gulvet
      1. Gulvet bliver rengjort og derefter shinet op. Dette bliver gjort en mandag, da gulvet skal tørre ordentligt op.
         
         
   3. 19:10 - 19:20 Oplysninger fra kloakmester
      1. Vi har lavet nogle indhentninger af tilbud for kontrol af vores pris
         
         
   4. 19:20 - 19:30 Status og opgavefordeling
      1. Daniel skal på mailen så vi opnår større serviceniveau
      2. Værkstedet har åbent 1. & 3. tirsdag i måneden kl 19-20. Her kan man benytte værkstedet samt få sine have grene lavet til flis på foreningens nye flis maskine.
         
         
   5. 19:30 - 19:40 Købmand
      1. Et havelod vil overtage købmanden, og renovere den for at lave cafe. (kaffe/te/kage)
      2. Der vil også være et lille udvalg i dagligvare.
      3. Bestyrelsen er glade for interessen, og beder medlemmet om, at lave et skriv med en forretning og tidsplan.
         
         
   6. 19:40 - 19:50 Legepladsen hegn
      1. Hegnet ved legepladsen er gået i stykker flere steder, nettet er gået i stykker og jernnet i nettet stikker ud. Reino sørger for dette.

1. 19:50 - 20:00 Ordensudvalget, tegninger over foreningen
   1. Oversigtskort over foreningen. Daniel undersøger.
      
      
2. 20:00 - 20:10 et havelod på vestvej ansøger om dispensation til højre for hæk pga støj fra legeplads
   1. Bestyrelsen mener ikke vi kan give dispensation, da det er regler fra ordensreglementet
      
      
      
3. 20:20 - 20:30 Regnskab
   1. Budgetopfølgning 1. kvartal – Vi er spot on på budget
      
      
4. 20:30 - 20:40 Skilt Pylon indgang
   1. Daniel Bestiller nyt skilt til 5000,- eks moms
      
      
5. 20:40 - 20:50 Forsikring
   1. Forsikringstjek – Vi er godt og billigt dækket ind.
      
      
6. Hæk /veje
   1. Grus til veje bliver bestilt og bliver læsset af på købmandspladsen
   2. Ordensudvalget går deres ture i weekenden 6 & 7 / 7-24

1. Hus handler
   1. 3 huse er solgt i år.
   2. 2 er pt til salg
      
      
2. 20:50 - 21:00 Evt.

5. juni 2024

Endnu ikke tilgængeligt

8. maj 2024

Endnu ikke tilgængeligt

31. marts 2024

Deltagere: Marianne, Erik, Tenna, Reino, Daniel, Eva

Afbud: Robert

• Velkomst og mødeåbning
  • Gennemgang af dagsorden

• Opfølgning på tidligere møder
  • Første møde

• Status på trappe ved container
  • Trappe ved grøn container, skal rykkes så der bliver mere plads, når grønt containeren kommer. – Reino og Daniel flyttede trappen
    
    
• Låsesystem til toiletterne/bad
  • Der bliver sat nye skyde låse op på toiletterne – Ewa påtog sig opgaven

• Kloak tømning
  • Der bliver indhentet nye tilbud på kloak tømning så vi er sikker på at have den bedste til bedste pris. – Erik tager fat 3 kloakmestre

• Fordeling af diverse opgaver
  • Næstformand – Erik
  • Container tømning– Daniel
  • Hussalg - Marianne, Tenna
  • Forsikringer - Marianne
  • Veje – Reino, Robert
  • Kulturhuset – Reino
  • Kulturhus Udlejning – Marianne
  • Værksted – Reino, Robert
  • Mail - Marianne

• Opdatering fra arbejdsgrupper
  • Drøftelse af ændringer i organiseringen af fællesarbejdet og oprettelse af arbejdsgrupper til specifikke projekter.

• Kulturhuset
  • Behovet for gulvrenovering blev drøftet, muligheden for at polere det eksisterende gulv blev overvejet. – Tenna Vil afprøve noget gulv behandling

• Fremtidig brug af købmandens bygning
  • Muligheden for at konvertere købmandens bygning til en café blev diskuteret, og en plan vil blive udarbejdet i samarbejde med interesserede parter. – Erik arbejder videre

• Indkaldelse af forskellige grupper
  • Bestyrelsen vil lave nogle retningslinjer og køre planer for vores fantastiske grupper og udvalg. Når bestyrelsen har lavet disse, vil bestyrelsen indkalde de forskellige.
    
    

1. -FAU
2. -Spilleklubben
3. -Madklubben
4. -Ordensudvalget
5. -Penny
6. -Krea
7. -Banko
8. -Vurderings udvalg

• Eventuelt
  • Grønt container / Storskrald er kun til trillebør læs, ikke trailer!
    Trailer læs skal køres på genbrugspladsen.
    Vores grønt container bliver nu kun tømt en gang om ugen. Sidste år blev den tømt 3 gange i ugen.
    Vi får desværre kun hentet grønt affald en gang om ugen nu, Den gamle aftale med 3 gange afhentning var en fejl, kommunen siger vi kun må få en gang. Og de er meget obs på dette.
  • Der bliver lavet en vejledning ang. Hussalg som man skal igennem inden man kan sætte sit hus tilsalg og få vurderet. Mere om dette i næste nyhedsbrev!
  • Vandskade på nordvej, Det er hver havelod der skal søge dækning ved deres egen forsikring.
  • Vores veje er ødelagte, der skal gøres noget ved dette. Asfalt er MEGET, MEGET dyrt. Så Bestyrelsen er ved at finde et bedre og billigere alternativt. – Erik tager fat i vejmanden og indhenter muligheder og priser
  • Kontorvagtplanen blev lavet
  • Stakittet ved legepladsen er blevet lavet. Nu med bænke. Der er også ved at blive udarbejdet en plan for ny legeplads.
  • Der vil i år ikke være opskrivning af nye medlemmer, da vi har 153 på venteliste.

6. marts 2024

Tilstede: Gitte, Jeanette, Erik, Marianne, Reino og Zdenka

Afbud: Robert og Rikke.

Referent: Jeanette

Dagsorden

• Generalforsamlingen
• Hjemmesiden/Facebook
• Plankeværket.
• Vand på Nordvej/Østvej.
• Vandåbningsdagen den 24/3 2024

Ad 1) Alt er klart til GF

Klokken, tjek-ind lister, diktafon m.m. ligger på kontoret.

Rikke har stemmesedlerne.

Ad 2) Hjemmesiden & facebook

Vores midlertidige administrator på Hjemmesiden, Marie-Louise har opdateret flere ting på hjemmesiden, som gør brugen lidt nemmere. Ligeledes er de sidste referater lagt ind.

Det kunne måske være en god ide at have flere administratorer!

Facebook: arrangementer arrangeret af bestyrelsen eller andre undergrupper bør kun figurere i den lukkede gruppe- Nyvang (ny), ligesom det er relevant at høre de respektive grupper om hvad og hvornår det evt. skal slås op.

Ad 3) Plankeværket på legepladsen

Nøglen til værkstedet er midlertidigt udlånt til de medlemmer der har meldt sig til at fikse plankeværket. De har meldt ud at stolperne er støbt m.m. og det laves færdigt i løbet af den kommende weekend.

Ad 4) Vand på Nordvej/Østvej.

 Nordvej er genåbnet, og vandet er væk alle steder. Godt arbejde af de involverede.

Ad 5) Vandåbningsdagen den 24.3.24

Der er forskellige opgaver i forbindelse med vandåbningen:

• Vandmanden går rundt, og vil sikkert gerne have en med.
• Fællestoiletterne skal åbnes, og der er aftalt en hovedrengøring af disse, toiletterne åbnes derefter for folket.
• Containerne skal frem -Jeanne har tilbudt sig.

7. februar 2024

Tilstede: Gitte, Erik, Reino, Robert, Zdenka, Marianne og Jeanette.

Referent: Jeanette

Afbud: Rikke.

1) Godkendelse af referatet fra sidst.

Godkendt uden bemærkninger.

2)Godkendelse af dagsordenen.

Godkendt med få ændringer.

3)Generalforsamlingen 2024.

Hvem gør hvad og hvornår?

- Indkaldelsen, dato, brev og mail: Jeanette og Zdenka samler indkaldelsen,

og Gitte sender den ud. Skal sendes ud 23. eller 24/2

- Bestyrelsesberetningen: Zdenka læser den op.

- Indkomne forslag: der er kommet 9 forslag, heraf omhandler 3 stk. samme emne

- Stemmesedler: Rikke har dem klar og med til generalforsamlingen.

- Medborgerhuset: Erik har aftalt morgenmad til bestyrelsen, samt at man kan medbringe en bolle/lille madpakke, men drikkelse skal købes i cafeen.

4) Regnskab.

Kort gennemgang ved Erik. Der er pt. Et underskud på ca. 300.000 kr. Budgettet for 2024 burde aldrig være vedtaget, vi har vedtaget et underskud som pt vil gøre os teknisk insolvent pr. 1/7 2024.

Dårlig forvaltning af kolonihaveforbundet hvilket bl.a. resulterer i en efterregulering på ca. 600 kr. pr. havelod, til opkrævning i april, og regninger der er betalt 2 gange.

Forslag om at regulerer huslejen med 5 % over 4 år, en stigning på ca. et par hundrede kroner pr kvartal. Vedtaget i bestyrelsen.

Aftale dato for budgetmøde: 14/2 kl. 17.00- ca. 19.00

5) Nye toiletter i kulturhuset/ købmanden.

Skal købmandsgården flettes sammen med en containergård?

Plankeværket på legepladsen: 3 mænd har tilbudt at ordne plankeværket mod at have ordnet deres fællesarbejde i 2024. Lad os få sat arbejdet i gang. Marianne kontakter dem og mailer til naboen til legepladsen.

6) Fremtidig strategi for vores veje.

referat af møde med Ken. Erik har valgt at gribe sagen lidt anderledes an end den forrige kasserer, og har konsulteret Ken om hvad der er bedst for vores veje pt. Her foreslås der at hullerne fyldes op med grus, og at de bliver vedligeholdt på månedlig basis. Der indkaldes til et møde med Ken for at høre om prisen for dette.

7 ) Backup strategi

vi skal hjælpes ad og huske at respekterer at nogle af os har job ved siden af bestyrelsesarbejdet, og kan ikke altid rykke med det samme. Pt. Skal Gitte skånes, og Jeanette uddelegerer de job der måtte være.

Der er hængepartier: Der skal strammes op på arbejdsopgaver.

8) Vand: der har været meget vand i år. Og det er bekymrende, så vi har et orslag om at kontakte miljø/teknik i Herlev kommune og foreslå at vi får kortlagt vandproblemet i fællesskab. Erik kontakter.

9) eventuelt:

- Malou er blevet kontaktet vedr. hjemmesiden, hun har fået adgang, og vil se på det.

- Et medlem mangler strøm, fejlen er opstået i forbindelse med naboens byggeri,

Marianne kontakter de involverede parter.

- Rengøring: Katja bibeholder samme pris som sidste sæson, og starter med

en hovedrengøring.

25. januar 2024

Tilstede: Gitte, Reino, Marianne, Robert, Zdenka, Rikke, Erik og Jeanette.

Referent: Jeanette

1) Godkendelse af referatet.

Godkendt, med flg. bemærkning: Besigtigelse af vandet på

Østvej/Nordvej skal tilføjes referatet.

2)Godkendelse af dagsordenen.

Dagsordenen blev godkendt.

3)Relevante meddelser.

- Erik ville gerne vide hvad vi har af faste aftaler. Vi har kun en fast

aftale med Kloakmanden.dk.

- Vi bestiller affaldstømninger fra 1.april t.o.m. 21.oktober 2024. Der

vil blive lavet en affaldsstation ved Kulturhuset. Der skal laves en

containergård, og hvis vi er heldige, bliver det udskudt til 2025. Vi

afventer svar.

- Grøncontaineren bliver for fremtiden kun tømt 1 gang om ugen,

hver mandag.

- Storskrald er skåret ned til 2 gange. Sten og beton anses som

byggeaffald, og så skal vi ansøge kommunen om lov. Det bliver

for bøvlet, så sten/beton droppes fremover.

-  Et medlem går gennem andres haver, er blevet bedt om ikke at

gøre dette. Vedkommende er ubehøvlet og ligeglad. Der følges op på medlemmet.

- Referat af ekstraordinær GF skal sendes ud. Gitte har rettet og

ændret det lidt, lige ledes sendes der et nyhedsbrev ud.

- Vandskaden delvis forårsaget af Klausdalsbro har Marianne meldt

til forsikringen.

- Vandåbningen rykkes frem til den 23. eller 24/3 hvis muligt.

- Regnskab: Erik foreslår en standart skrivelse i forhold til

manglende betaling af bod for manglende fællesarbejde. Vedtaget

enstemmigt.

-H. 2 har en aftale om at få 300 kr. som betaling for strøm til

Nyvangsskiltet. Erik tager hånd om det.

- Umiddelbart mener Erik at det kunne være en god ide at skippe

Kolonihaveforbundet som regnskabsfører, det vil være billigere og

bedre at outsource det, dels for at opnå en bedre service, så vi

ikke er på bagkant som nu, det vil give os et langt bedre overblik.

- En enkelt regning er blevet betalt dobbelt, da den var indsendt to gange,

en fejl der burde være stoppet på regnskabskontoret.

Erik forventer at regnskabskontoret betaler for

deres fejl, Karina siger nej, Erik går videre med sagen.

- Sidste udlejning af Kulturhuset manglede rengøring, minus

tilbagebetaling af depositum, fremadrettet vil vedkommende ikke

kunne leje Kulturhuset. Depositummet bør gives til dem der

gjorde rent.

Erik opretter et bilag som muliggør dette.

- Budgettet bliver først lavet, når vi kender det endelige regnskab-

- Alle udvalg og klubber indkaldes til forventningsafstemning efter G/F

4)Arbejdsopgaver.

- Gitte efterlyser mere hjælp. Ofte er der meget kort frist til at

tingene skal udføres, det arbejdende folk har brug for længere varsel.

- Østvej/Nordvej skal spærres af med kegler og bånd. Reino og

Erik sætter vandpumpen i gang fredag eftermiddag. Østvej 2 og 5

tilbyder eventuelt hjælp med vandet.

- Gitte kontakter vandmanden med dato for vandåbning, og med

henblik på at få lavet vores småreparationer

- Gitte kontakter Malou med henblik på overtagelse af

hjemmesiden.

- Marianne tager kontakt til Katja og spørger om hun vil forsætte

rengøringen af toiletterne.

5) Indkaldelsen til generalforsamlingen. Skal være ude senest den 24.02.24

- Indkaldelsen blev gennemgået og rettelserne tilføjet.

- Bestyrelsens beretning blev gennemgået og rettelser tilføjet.

- Almanakken blev gennemgået og rettet til.

Næste møde onsdag den 7/2 2024 kl. 17 21.00

7. januar 2024

Referent: Rikke

Tilstede: Gitte, Reino, Robert, Marianne og Rikke

Afbud: Jeanette og Zdenka

1) Referatet af 6.december godkendt efter ændringen af mødedeltager

2) Dagsorden godkendt.

3) Relevante meddelelser

- HFI-relæ er gået i stykker i kulturhuset og derfor ikke været varme i huset.

Vandet i rørene var derfor fråset, og rørene giver efter.

- Vand Christian laver lågen ved højderyggen, men først når der ikke er frost

- 140 l affaldsspandene vil ikke blive afhent mere, vi skal derfor have 30-60 stk.360 l fællesrestaffald stående i kolonihaven, men hvor? Gitte og Rikke taler med Herlev kommune

- Haveforeningen Klausdalsbro har vandledninger med overskudsvand fra deres

haver indtil os. Det er derfor vores haveforeningen er oversvømmet.

Bestyrelsen var 7.1. på Nordvej for at besigtigede vandproblemerne på Nordvej.

Marianne kontakter deres formand i Klausdalsbro.

4.a) Forberedelse til ekstraordinær generalforsamling 13.1.24

Tom A er booket som dirigent, og Marie-Louise som referent.

Tjek ind af medlemmer Berit som den ene, Ivan bliver spurgt som nummer to.

Gitte har lavet stemmesedler til ekstra ordinære generalforsamling.

Madklubben står for salget af drikkevarer.

Efter mødet vil vi holde et kort møde men den nye kasserer

4.b) Forberedelse til ordinær generalforsamling 23.3.24 kl.10-15

Tom A er booket som dirigent, og Marie-Louise som referent.

Vi håber de interne revision vil stå for tjek ind, Gitte spørg dem.

Kaffe og the bestilles til alle deltager

5) Eventuelt.