Tilstede: Gitte, Jeanette, Erik, Marianne, Reino og Zdenka
Afbud: Robert og Rikke.
Referent: Jeanette
Dagsorden
Ad 1) Alt er klart til GF
Klokken, tjek-ind lister, diktafon m.m. ligger på kontoret.
Rikke har stemmesedlerne.
Ad 2) Hjemmesiden & facebook
Vores midlertidige administrator på Hjemmesiden, Marie-Louise har opdateret flere ting på hjemmesiden, som gør brugen lidt nemmere. Ligeledes er de sidste referater lagt ind.
Det kunne måske være en god ide at have flere administratorer!
Facebook: arrangementer arrangeret af bestyrelsen eller andre undergrupper bør kun figurere i den lukkede gruppe- Nyvang (ny), ligesom det er relevant at høre de respektive grupper om hvad og hvornår det evt. skal slås op.
Ad 3) Plankeværket på legepladsen
Nøglen til værkstedet er midlertidigt udlånt til de medlemmer der har meldt sig til at fikse plankeværket. De har meldt ud at stolperne er støbt m.m. og det laves færdigt i løbet af den kommende weekend.
Ad 4) Vand på Nordvej/Østvej.
Nordvej er genåbnet, og vandet er væk alle steder. Godt arbejde af de involverede.
Ad 5) Vandåbningsdagen den 24.3.24
Der er forskellige opgaver i forbindelse med vandåbningen:
Tilstede: Gitte, Erik, Reino, Robert, Zdenka, Marianne og Jeanette.
Referent: Jeanette
Afbud: Rikke.
1) Godkendelse af referatet fra sidst.
Godkendt uden bemærkninger.
2)Godkendelse af dagsordenen.
Godkendt med få ændringer.
3)Generalforsamlingen 2024.
Hvem gør hvad og hvornår?
- Indkaldelsen, dato, brev og mail: Jeanette og Zdenka samler indkaldelsen,
og Gitte sender den ud. Skal sendes ud 23. eller 24/2
- Bestyrelsesberetningen: Zdenka læser den op.
- Indkomne forslag: der er kommet 9 forslag, heraf omhandler 3 stk. samme emne
- Stemmesedler: Rikke har dem klar og med til generalforsamlingen.
- Medborgerhuset: Erik har aftalt morgenmad til bestyrelsen, samt at man kan medbringe en bolle/lille madpakke, men drikkelse skal købes i cafeen.
4) Regnskab.
Kort gennemgang ved Erik. Der er pt. Et underskud på ca. 300.000 kr. Budgettet for 2024 burde aldrig være vedtaget, vi har vedtaget et underskud som pt vil gøre os teknisk insolvent pr. 1/7 2024.
Dårlig forvaltning af kolonihaveforbundet hvilket bl.a. resulterer i en efterregulering på ca. 600 kr. pr. havelod, til opkrævning i april, og regninger der er betalt 2 gange.
Forslag om at regulerer huslejen med 5 % over 4 år, en stigning på ca. et par hundrede kroner pr kvartal. Vedtaget i bestyrelsen.
Aftale dato for budgetmøde: 14/2 kl. 17.00- ca. 19.00
5) Nye toiletter i kulturhuset/ købmanden.
Skal købmandsgården flettes sammen med en containergård?
Plankeværket på legepladsen: 3 mænd har tilbudt at ordne plankeværket mod at have ordnet deres fællesarbejde i 2024. Lad os få sat arbejdet i gang. Marianne kontakter dem og mailer til naboen til legepladsen.
6) Fremtidig strategi for vores veje.
referat af møde med Ken. Erik har valgt at gribe sagen lidt anderledes an end den forrige kasserer, og har konsulteret Ken om hvad der er bedst for vores veje pt. Her foreslås der at hullerne fyldes op med grus, og at de bliver vedligeholdt på månedlig basis. Der indkaldes til et møde med Ken for at høre om prisen for dette.
7 ) Backup strategi
vi skal hjælpes ad og huske at respekterer at nogle af os har job ved siden af bestyrelsesarbejdet, og kan ikke altid rykke med det samme. Pt. Skal Gitte skånes, og Jeanette uddelegerer de job der måtte være.
Der er hængepartier: Der skal strammes op på arbejdsopgaver.
8) Vand: der har været meget vand i år. Og det er bekymrende, så vi har et orslag om at kontakte miljø/teknik i Herlev kommune og foreslå at vi får kortlagt vandproblemet i fællesskab. Erik kontakter.
9) eventuelt:
- Malou er blevet kontaktet vedr. hjemmesiden, hun har fået adgang, og vil se på det.
- Et medlem mangler strøm, fejlen er opstået i forbindelse med naboens byggeri,
Marianne kontakter de involverede parter.
- Rengøring: Katja bibeholder samme pris som sidste sæson, og starter med
en hovedrengøring.
Tilstede: Gitte, Reino, Marianne, Robert, Zdenka, Rikke, Erik og Jeanette.
Referent: Jeanette
1) Godkendelse af referatet.
Godkendt, med flg. bemærkning: Besigtigelse af vandet på
Østvej/Nordvej skal tilføjes referatet.
2)Godkendelse af dagsordenen.
Dagsordenen blev godkendt.
3)Relevante meddelser.
- Erik ville gerne vide hvad vi har af faste aftaler. Vi har kun en fast
aftale med Kloakmanden.dk.
- Vi bestiller affaldstømninger fra 1.april t.o.m. 21.oktober 2024. Der
vil blive lavet en affaldsstation ved Kulturhuset. Der skal laves en
containergård, og hvis vi er heldige, bliver det udskudt til 2025. Vi
afventer svar.
- Grøncontaineren bliver for fremtiden kun tømt 1 gang om ugen,
hver mandag.
- Storskrald er skåret ned til 2 gange. Sten og beton anses som
byggeaffald, og så skal vi ansøge kommunen om lov. Det bliver
for bøvlet, så sten/beton droppes fremover.
- Et medlem går gennem andres haver, er blevet bedt om ikke at
gøre dette. Vedkommende er ubehøvlet og ligeglad. Der følges op på medlemmet.
- Referat af ekstraordinær GF skal sendes ud. Gitte har rettet og
ændret det lidt, lige ledes sendes der et nyhedsbrev ud.
- Vandskaden delvis forårsaget af Klausdalsbro har Marianne meldt
til forsikringen.
- Vandåbningen rykkes frem til den 23. eller 24/3 hvis muligt.
- Regnskab: Erik foreslår en standart skrivelse i forhold til
manglende betaling af bod for manglende fællesarbejde. Vedtaget
enstemmigt.
-H. 2 har en aftale om at få 300 kr. som betaling for strøm til
Nyvangsskiltet. Erik tager hånd om det.
- Umiddelbart mener Erik at det kunne være en god ide at skippe
Kolonihaveforbundet som regnskabsfører, det vil være billigere og
bedre at outsource det, dels for at opnå en bedre service, så vi
ikke er på bagkant som nu, det vil give os et langt bedre overblik.
- En enkelt regning er blevet betalt dobbelt, da den var indsendt to gange,
en fejl der burde være stoppet på regnskabskontoret.
Erik forventer at regnskabskontoret betaler for
deres fejl, Karina siger nej, Erik går videre med sagen.
- Sidste udlejning af Kulturhuset manglede rengøring, minus
tilbagebetaling af depositum, fremadrettet vil vedkommende ikke
kunne leje Kulturhuset. Depositummet bør gives til dem der
gjorde rent.
Erik opretter et bilag som muliggør dette.
- Budgettet bliver først lavet, når vi kender det endelige regnskab-
- Alle udvalg og klubber indkaldes til forventningsafstemning efter G/F
4)Arbejdsopgaver.
- Gitte efterlyser mere hjælp. Ofte er der meget kort frist til at
tingene skal udføres, det arbejdende folk har brug for længere varsel.
- Østvej/Nordvej skal spærres af med kegler og bånd. Reino og
Erik sætter vandpumpen i gang fredag eftermiddag. Østvej 2 og 5
tilbyder eventuelt hjælp med vandet.
- Gitte kontakter vandmanden med dato for vandåbning, og med
henblik på at få lavet vores småreparationer
- Gitte kontakter Malou med henblik på overtagelse af
hjemmesiden.
- Marianne tager kontakt til Katja og spørger om hun vil forsætte
rengøringen af toiletterne.
5) Indkaldelsen til generalforsamlingen. Skal være ude senest den 24.02.24
- Indkaldelsen blev gennemgået og rettelserne tilføjet.
- Bestyrelsens beretning blev gennemgået og rettelser tilføjet.
- Almanakken blev gennemgået og rettet til.
Næste møde onsdag den 7/2 2024 kl. 17 21.00
Referent: Rikke
Tilstede: Gitte, Reino, Robert, Marianne og Rikke
Afbud: Jeanette og Zdenka
1) Referatet af 6.december godkendt efter ændringen af mødedeltager
2) Dagsorden godkendt.
3) Relevante meddelelser
- HFI-relæ er gået i stykker i kulturhuset og derfor ikke været varme i huset.
Vandet i rørene var derfor fråset, og rørene giver efter.
- Vand Christian laver lågen ved højderyggen, men først når der ikke er frost
- 140 l affaldsspandene vil ikke blive afhent mere, vi skal derfor have 30-60 stk.360 l fællesrestaffald stående i kolonihaven, men hvor? Gitte og Rikke taler med Herlev kommune
- Haveforeningen Klausdalsbro har vandledninger med overskudsvand fra deres
haver indtil os. Det er derfor vores haveforeningen er oversvømmet.
Bestyrelsen var 7.1. på Nordvej for at besigtigede vandproblemerne på Nordvej.
Marianne kontakter deres formand i Klausdalsbro.
4.a) Forberedelse til ekstraordinær generalforsamling 13.1.24
Tom A er booket som dirigent, og Marie-Louise som referent.
Tjek ind af medlemmer Berit som den ene, Ivan bliver spurgt som nummer to.
Gitte har lavet stemmesedler til ekstra ordinære generalforsamling.
Madklubben står for salget af drikkevarer.
Efter mødet vil vi holde et kort møde men den nye kasserer
4.b) Forberedelse til ordinær generalforsamling 23.3.24 kl.10-15
Tom A er booket som dirigent, og Marie-Louise som referent.
Vi håber de interne revision vil stå for tjek ind, Gitte spørg dem.
Kaffe og the bestilles til alle deltager
5) Eventuelt.
Kontoret er åbent 1. og 3. søndag i måneden.
1. søndag i måneden mellem kl. 10.00 og kl. 12.00
3. søndag i måneden mellem kl. 10.00 og kl. 11.00
Første åbningsdag er søndag d. 7. april 2024